Jak přejít na nový firemní systém bez zbytečného rizika

Obava ze změny firemního systému je pochopitelná. Nejde jen o nový software.

V současném řešení jsou data, na která firma spoléhá. Lidé mají zavedený způsob práce. Na systém mohou být napojené další služby a výpadek nebo chyba při přechodu může ovlivnit běžný provoz.

Proto není dobré začínat otázkou, jak starý systém co nejrychleji vypnout.

Důležitější je naplánovat, jak nový systém bezpečně dostat do skutečného provozu.

Nejdřív je potřeba vědět, co se mění

Před vývojem nebo migrací je důležité zmapovat současný stav.

Kde jsou uložená data? Které informace je potřeba převést? Jaké nástroje jsou na současné řešení napojené? Které procesy musí během změny dál fungovat bez přerušení?

Stejně důležité je zjistit, co na současném řešení funguje dobře.

Nový systém nemusí znamenat, že se všechno staré zahodí. Některé nástroje nebo části procesu může být výhodnější zachovat a pouze je propojit s novým řešením.

Není nutné měnit všechno najednou

Jedním ze způsobů, jak snížit riziko, je začít konkrétní částí systému.

Vybere se oblast, která má jasně definovaný přínos a lze ji rozumně oddělit od zbytku. Dostane se do rukou lidem, kteří s ní budou skutečně pracovat, a ověří se v běžném provozu.

Teprve skutečné používání ukáže věci, které při návrhu nemusí být vidět.

Proto v Cabakorpu po analýze pracujeme s pilotem. Umožní ověřit navržený směr dřív, než se začne rozšiřovat na další části firmy.

Data si zaslouží vlastní plán

Migrace dat není jen technické překopírování jedné databáze do druhé.

Ve starších systémech mohou být duplicity, neaktuální údaje nebo informace vedené způsobem, který v novém řešení nedává smysl.

Před převodem je proto potřeba určit, která data mají pokračovat dál, v jaké podobě a jak ověřit, že se převedla správně.

Konkrétní postup závisí na systému. Někdy lze data převádět postupně, jindy je vhodnější jednorázová migrace. Někde mohou obě řešení určitou dobu fungovat vedle sebe.

Univerzální recept neexistuje.

O přijetí systému rozhodují lidé, kteří s ním pracují

Technicky správné řešení může selhat, pokud lidem komplikuje každodenní práci.

Proto má smysl zapojit budoucí uživatele už během vývoje a získávat od nich zpětnou vazbu. Ne až ve chvíli, kdy je hotový celý systém a změny jsou podstatně dražší.

Cílem není zachovat každý současný zvyk. Lidé, kteří danou práci dělají každý den, ale často velmi rychle odhalí zbytečný krok nebo situaci, se kterou návrh nepočítal.

Přechod končí až ve chvíli, kdy nový systém funguje v praxi

Nasazení nové aplikace není samo o sobě cílem.

Je potřeba ověřit, že lidé mohou skutečně pracovat, data jsou v pořádku, návaznosti fungují a případné problémy lze rychle řešit.

A ani tím práce se systémem nekončí.

Firma se dál mění, vznikají nové požadavky a mění se okolní služby. Proto u systémů, které vyvíjíme, počítáme také s jejich následným provozem, údržbou a dalším rozvojem.